Do końca pierwszego kwartału pozostało jeszcze sporo czasu, ale dobrze jest pamiętać, że ustawa o własności lokali nakłada obowiązek odbycia w tym terminie obowiązkowego zebrania członków wspólnot mieszkaniowych.
Bez względu na ustalony sposób zarządu dużą wspólnotą mieszkaniową, obowiązkiem zarządu lub zarządcy jest coroczne zwołanie zebrania właścicieli. Obowiązku takiego nie ma natomiast w przypadku mniejszych wspólnot (tj. liczących do 7 lokali), które są zarządzane przez wszystkich współwłaścicieli na podstawie przepisów kodeksu cywilnego o współwłasności. Należy jednak podkreślić, że zawsze mają taką możliwość, z której warto skorzystać, szczególnie w wypadku, gdy powierzono komuś zarządzanie nieruchomością wspólną.
Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz. U. z 2000 r., nr 80, poz. 903) nakłada niewiele obowiązków na osoby sprawujące zarząd. Są one następujące: dokonywanie rozliczeń za pośrednictwem rachunku bankowego, składanie właścicielom rocznego sprawozdania ze swojej działalności oraz zwoływanie zebrania ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku (art. 30 ust. 1 cyt. ustawy). Wyjaśnienia wymagają dwie kwestie, bo ww. przepis jest bardzo ogólny. Po pierwsze, wątpliwości budzi termin „zwoływanie”. Przyjmuje się, że wystarczające jest poinformowanie członków o planowanym zebraniu w ustawowym terminie, zaś samo zebranie może odbyć się także po 31 marca. Należy zastanowić się nad formą zwołania zebrania. Ustawa nakazuje zachować formę pisemną (art. 32) – możemy więc bądź rozesłać listy polecone, bądź osobiście rozdać zawiadomienia. Zawiadomienie musi zawierać termin zebrania, jego miejsce i porządek obrad. Jeżeli planowana jest uchwała zmieniająca prawa i obowiązki właścicieli, należy dodatkowo wskazać jej treść. Istotne jest zachowanie terminu – zawiadomienie powinno nastąpić przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania. Jeżeli zarządzający nie zwoła zebrania w terminie, uprawnionym do tego jest każdy z właścicieli. Dla ważności zebrania nie ma znaczenia frekwencja – oczywiście podjęcie uchwał wymaga większości, ale możliwe jest także uzupełniające oddanie głosów w drodze ich indywidualnego zbierania.
Przedmiotem corocznego zebrania powinny być wszystkie istotne dla danej wspólnoty kwestie, w tym obligatoryjnie (art. 30 ust. 2 ustawy): uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu, ocena pracy zarządzającego oraz rozpatrzenie sprawozdania z zarządu i podjęcie decyzji w sprawie udzielenia absolutorium. Ustawa nie mówi nic o formie sprawozdania, które powinien złożyć zarząd – ale istota tego dokumentu wymaga, aby był on czytelny, rzetelny i kompletny. Ta ostatnia cecha oznacza, że istotną częścią sprawozdania powinna być część finansowa, zawierająca rozliczenie dochodów i kosztów wspólnoty. Podobnymi cechami powinien charakteryzować się roczny plan zarządzania nieruchomością, w którym należy ująć wykaz istotnych czynności, które przewiduje się podjąć w danym roku (bieżąca eksploatacja, konserwacja, ewentualne naprawy czy inwestycje) oraz ocenę kalkulowanych kosztów (przykładowo wskazanych w art. 14 ustawy). W oparciu o takie wyliczenie, właściciele mogą w uchwale bądź wskazać wysokość zaliczek obowiązujących na dany rok, bądź pozostawić taką możliwość zarządowi (udzielając w uchwale do tego pełnomocnictwa).
aktualności prawne
