Numer księgi wieczystej znajduje się w dokumentacji związanej z nieruchomością, czyli m.in. w akcie notarialnym będącym podstawową nabycia nieruchomości. Jeżeli nie posiada Pan takich dokumentów, a właściciel nieruchomości nie chce nam go podać lub nie pamięta, numer księgi możemy uzyskać osobiście w wydziale geodezji Urzędu Miasta lub Gminy, w której zlokalizowana jest dana nieruchomość lub w właściwym wydziale ksiąg wieczystych. Należy jednak zaznaczyć, że numer księgi podawany jest właścicielowi lub innej osobie, która wykaże interes prawny. Numer taki jest ustalany przez złożenie i opłacenie stosownego wniosku o udzielenie numeru księgi wieczystej w którym to podajemy dane interesującej nas nieruchomości podając numer działki, obręb i jednostkę ewidencyjną lub adres. We wniosku podajemy także swoje dane osobowe, adres, numer telefonu, PESEL, a przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą konieczny będzie NIP.

Należy również pamiętać, że nie wszystkie nieruchomości posiadają księgę wieczystą. Dla nieruchomości, które nie mają założonych ksiąg wieczystych, prowadzi się tzw. zbiory dokumentów. Zgodnie z nazwą, są to prowadzone dla poszczególnych nieruchomości zbiory dokumentów, z których wynika ich stan prawny – stan własności i obciążenia. Obecnie nie zakłada się już zbiorów dokumentów jednak istniejące nadal zachowują znaczenie prawne.