Ewidencja prowadzona przez wspólnotę mieszkaniową

Wspólnota mieszkaniowa jest obowiązana prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Wynika to z art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali (Dz. U. z 2000 r. nr 80, poz. 903 ze zm.).

Ustawa o własności lokali nie określa sposobu prowadzenia ewidencji przez wspólnotę mieszkaniową. Sposób prowadzenia tej ewidencji wspólnota mieszkaniowa ustala we własnym zakresie.

Ewidencja ta powinna być prowadzona odrębnie dla każdej wspólnoty w sposób zapewniający uzyskanie prawidłowych danych do sporządzenia sprawozdań, deklaracji i zeznań podatkowych.

Koszty zarządu nieruchomością wspólną

W celu należytego utrzymania lokali, ich właściciele zobowiązani są do ponoszenia wydatków na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną. Zalicza się do nich, zgodnie z art. 14 ustawy o własności lokali, w szczególności:

• wydatki na remonty i bieżącą konserwację, opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody, w części dotyczącej nieruchomości wspólnej,
   
• opłaty za antenę zbiorczą i windę, ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne, chyba że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali,
   
• wydatki na utrzymanie porządku i czystości, wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy.

Przychody wspólnoty mieszkaniowej

Przychodami wspólnoty mieszkaniowej są przede wszystkim zaliczki w formie opłat bieżących wnoszone przez właścicieli lokali na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną (art. 15 ust. 1 ustawy o własności lokali).

Wspólnota mieszkaniowa może także osiągać przychody i pożytki z nieruchomości wspólnej, tj. w szczególności: czynsze z najmu części wspólnych, przychody ze sprzedaży nieruchomości wspólnej, itp. Przychody te służą pokrywaniu wydatków związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej, a w części przekraczającej te potrzeby przypadają właścicielom lokali w stosunku do ich udziałów. Wynika to z art. 12 ust. 2 ustawy o własności lokali.

Ewidencja innych zdarzeń

Przedmiotem ewidencji prowadzonej przez wspólnotę mieszkaniową powinny być także:

• operacje dokonywane za pośrednictwem rachunku bankowego,
   
• rozrachunki z właścicielami lokali tworzącymi wspólnotę mieszkaniową, umożliwiające określenie stanu zadłużenia lub wielkość nadpłaty,
   
• rozrachunki z tytułu świadczeń wykonanych na rzecz wspólnoty mieszkaniowej,
   
• rozrachunki z tytułu podatków, składek na ubezpieczenia społeczne i innych tytułów publicznoprawnych.

Plan kont dla wspólnoty mieszkaniowej prowadzącej księgi rachunkowe w sposób uproszczony

Wspólnota mieszkaniowa może - mimo że nie ma takiego obowiązku - prowadzić księgi według zasad określonych w ustawie o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.) lub w sposób uproszczony określony w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. z 2001 r. nr 137, poz. 1539 ze zm.).

Wspólnoty mieszkaniowe często decydują się na prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób uproszczony (tj. określony w rozporządzeniu). Wymaga to m.in. opracowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w tym zakładowego planu kont, zawierającego:

• wykaz kont księgi głównej (syntetycznych),
   
• przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń,
   
• zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (analitycznych) oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

Przykładowy wykaz kont syntetycznych i analitycznych dla wspólnoty mieszkaniowej prowadzącej ewidencję kosztów na kontach zespołu 5 powinien w takim przypadku obejmować co najmniej następujące konta:

Wspólnota mieszkaniowa prowadząc księgi rachunkowe w sposób uproszczony sporządza sprawozdanie finansowe również w formie uproszczonej. Wzór bilansu i rachunku wyników przedstawia załącznik nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów. Różnica pomiędzy przychodami i kosztami ustalona w rachunku wyników zwiększa - po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego - odpowiednio przychody lub koszty w następnym roku obrotowym (§ 2 ust. 4 rozporządzenia).