Zarząd we wspólnocie mieszkaniowej – jak wskazywaliśmy w aktualności sprzed kilku tygodni – może być sprawowany nie tylko przez profesjonalnego zarządcę, ale także przez każdą inną osobę, nie posiadającą specjalnych uprawnień. Szczególnie dla tych „nieprofesjonalistów” istotne jest zwrócenie uwagi na obowiązki, które ciążą na zarządzie.
Jednym z zadań zarządu wspólnoty jest administrowanie danymi osobowymi w imieniu wspólnoty. Należy bowiem pamiętać o tym, że na wspólnocie mieszkaniowej ciążą obowiązki wskazane w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (choć wspólnota jest zwolniona od konieczności zgłoszenia zbioru danych swoich członków do rejestracji).
Oznacza to m.in., że zarząd wspólnoty (lub zarządca – jako podmiot któremu przetwarzanie danych osobowych powierzono) musi spełniać wymagania zabezpieczenia danych osobowych (zgodnie z art.36 i n. ustawy). Szczegółowe zasady wskazane są także w rozporządzeniu MSWiA z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. Jest to o tyle istotne, że ustawa o ochronie danych osobowych zawiera także przepisy karne, zgodnie z którymi naruszenie (choćby nieumyślne) obowiązku zabezpieczenia danych przed ich zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem podlega grzywnie, karze pozbawienia wolności do roku albo karze ograniczenia wolności.
Wobec licznych skarg mieszkańców na praktykę wywieszania list mieszkańców zawierających np. dane o zaległościach czynszowych, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych odpowiedział wyraźnie, że nie jest to prawidłowa praktyka. GIODO wskazuje, że przetwarzanie danych osobowych (przez co rozumie się także upublicznianie danych, ale także zbieranie, utrwalanie, przechowywanie) wymaga specjalnego, upoważniającego przepisu prawa. W tym konkretnym przypadku podstawę przetwarzania danych osobowych członków wspólnoty mieszkaniowej przez zarząd wspólnoty stanowią przepisy ustawy o własności lokali oraz kodeks cywilny. Żaden z ww. przepisów nie zezwala na podawanie do publicznej wiadomości danych osobowych członków wspólnoty mieszkaniowej np. poprzez wywieszanie numerów mieszkań wraz z przypisaną do nich kwotą zaległości. Nie zmienia to jednak faktu, że współwłaściciele – którym przysługuje prawo do kontroli działalności zarządu – mają możliwość wglądu w całość dokumentacji związanej z zarządem nieruchomością wspólną, w tym także do informacji o zadłużeniu poszczególnych osób.
Generalny Inspektor – w odpowiedziach na pytania zamieszczone na stronie www.giodo.gov.pl – odniósł się także do możliwości gromadzenia przez wspólnotę aktów notarialnych poszczególnych mieszkań. Co do zasady wspólnota (jej zarząd lub zarządca) może żądać od właścicieli lokali okazania dokumentów potwierdzających prawo własności lokali. Jednakże nie oznacza to obowiązku okazywania, a więc tym bardziej udostępniania kserokopii aktów notarialnych. Wprost wypowiedział się o tym Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 1 grudnia 2005 r. (sygn. akt II SA/Wa 917/2005) donosząc, że takie przechowywanie aktów notarialnych, w których zawarte są dane osobowe, mogłoby naruszać zasadę adekwatności przetwarzania danych osobowych (która oznacza, że dane osobowe można przetwarzać tylko w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia zamierzonego celu).
aktualności prawne
